Az e-számla kibocsátás:
Minden számlának – elektronikus vagy hagyományos – hármas feltételrendszernek kell megfelelnie. A kiállítástól az előírt megőrzési idő végéig biztosítani kell az eredet hitelességét, a tartalom sértetlenségét és az olvashatóságot. A törvény szerint ezek a feltételek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással biztosíthatóak, amelyik a számla és a termékértékesítés vagy a szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít.
A törvény azt is meghatározza, hogy mi minősül e-számlának:
„Az elektronikus számla (e-számla) nem más, mint az áfa-törvényben (2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról) meghatározott tartalommal bíró számla vagy egyszerűsített számla, melyet elektronikus formában bocsátottak ki, valamint fogadtak be.
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy elektronikus kibocsátás az is, ha egy kinyomtatott papír számlát beszkennelnünk és pdf-formátumban e-mailben továbbítunk mindenféle hitelesítés nélkül. A jogszabályváltozás következtében nem kötelező a kiállítás idejében elektronikus aláírást elhelyezni az elektronikus számla dokumentumon, de ez esetben biztosítani kell a megbízható ellenőrzési kapcsolatot.
E-számlák esetében a törvényben korábban is szereplő módszerek, így például a fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott számla vagy az EDI rendszerben létrehozott és továbbított számla továbbra is elfogadható ennek biztosítására.
A Számlaközpont Zrt.-nél a partnereink kényelmének érdekében áttértünk a minősített elektronikus aláírásra, annak ellenére, hogy a fentiek értelmében a kibocsátó bizonylatait semmiféle hitelesítéssel nem kellene már ellátnunk.
A 2003. évi XCII. törvény 17. § (3) kimondja, hogy az adózó köteles az állami adóhatósághoz írásban bejelenteni iratainak, elektronikus alapon rendelkezésre álló bizonylatainak és nyilvántartásainak őrzésének helyét, ha az nem azonos az adózó székhelyével vagy lakóhelyével. A bejelentést a NAV honlapján elérhető „Bejelentő és változásbejelentő lap” megnevezésű nyomtatványon (például a 12T201 Bejelentő és változásbejelentő lap A01-es lapjának 4. rovatában) kell megtenni.
Szervereink:
Drávanet Zrt 7624 Pécs, Budai Nagy Antal u 1
Rackforest Kft 1108 Budapest Kozma u. 2
Jogszabályok
A digitális dokumentumok hitelesítésével, az elektronikus aláírással valamint az elektronikus számlázással kapcsolatban az alábbi jogszabályok az irányadók.
- 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról
- 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézés részletszabályairól
- 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet a digitális archiválás szabályairól
- 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről
Az e-számla befogadása:
A 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról 175. § (3) b) bekezdése alapján az elektronikus számlázáshoz a befogadó beleegyezése szükséges, ami azonban lehet formális, informális, vagy hallgatólagos is.
„Az elektronikus számla alkalmazásának feltétele a számlabefogadó beleegyezése, kivéve, ha jogszabály ettől eltérően rendelkezik.”
A Számlaközpont rendszerén keresztül küldött elektronikus bizonylatokat a befogadó a saját számlaátvételi oldalán egy - SSL titkosítással védett - letöltő link megnyitásával tudja átvenni. A letöltéssel a befogadó automatikusan beleegyezését adja az elektronikus számla befogadásába, amelyről a letöltő link mellett tájékoztatjuk - azaz nem szükséges külön megállapodásban rögzíteni azt!
Az e-számla tárolása:
A 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól kimondja:
„A megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentumok megőrzése olyan módon történjen, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen.”
„A megőrzésre kötelezett köteles biztosítani, hogy az őrzött elektronikus dokumentumok értelmezhetősége (olvashatósága) - a dokumentumok megjeleníthetőségét lehetővé tevő szoftver- és hardverkörnyezet biztosításával - a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon.”
„Ha a legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum megőrzéséről a megőrzésre kötelezett nem bizalmi szolgáltató útján gondoskodik, akkor a 3. § (1) bekezdése szerinti utólagos módosítás és sérülés elleni védelem érdekében köteles az elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni, és a megőrzési kötelezettség időtartama alatt köteles gondoskodni az elektronikus aláírás érvényességének fenntartásáról.”
A Számlaközpont Zrt. minden ügyfelének és azok számlabefogadó partnereinek (a GDPR vonatkozó előírásainak megfelelően a befogadó beleegyezésével) online felhasználói fiókot biztosít, melyet saját accounttal tesz elérhetővé. Ezen virtuális tárhelyen - a Számlaközpont Zrt. saját szerverein - a számviteli törvényben meghatározott bizonylat-megőrzési ideig (tárgy + 8 évig) archiválja a rendszerén keresztül küldött bizonylatokat a törvényben leírt feltételeknek megfelelően, azaz ellátja azokat legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és gondoskodik annak érvényességéről a teljes megőrzési idő alatt.
A kiküldött bizonylatok a felhasználói fiókban bármikor elérhetők a befogadók (számlamegőrzésre kötelezett) számára, ahol a tároláson túl több kényelmi funkció mellett online letölthetővé tesszük. Ennek megfelelően tetszőleges számú hiteles eredeti példány letölthető, amennyiben valamely felhasználó azt saját maga is - elektronikus adathordozón – tárolni szeretné.
*Standard csomag esetén, egyébként a bizonylat kiállítását követő 12 hónapig.