Könyvelés, kontírozás

A Számlaközpont rendszerén keresztül küldött és befogadott számlák esetében lehetőség van azok kontírozására, egyéb csatolt információk elhelyezésére úgy, hogy azok hitelesítve a számla elválaszthatatlan részeként kerülnek archiválásra. Elektronikus könyvelési rendszer használata esetén a bizonylatra nem szükséges felvezetni a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozást, azaz nem kell a számlán kontírozni!

Ezen túl a könyvelői adat export/import funkció segítségével a megfelelő fájl formátumba konvertálva, a számlák beilleszthetők a könyvelőprogramba, megtakarítva a fáradtságos és időigényes manuélis adatbevitelt.

Jogszabályi hatter, a számlák kontírozásával kapcsolatban:

Az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről (2009.10.26.):

Az elektronikus számlák kontírozása

Az Szt. 167. §-ának (1) bekezdése tartalmazza a bizonylatok kötelező alaki és tartalmi kellékeit. Ezen belül a h) és az i) pont fogalmazza meg a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás, valamint a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés igazolásának követelményét. Ezen követelmények szerepe, hogy visszakereshetővé, könnyen ellenőrizhetővé tegyék a bizonylatok és a számviteli nyilvántartások közötti kapcsolatot.

A követelményeknek külső bizonylat esetén a bizonylat kiállítója, és a bizonylat könyvelését végző, befogadó gazdálkodó is meg kell, hogy megfeleljen, mindegyik a saját nyilvántartás rendszere tekintetében.

Az elektronikus formában kiállított bizonylatok tekintetében a számlát a kiállító az Szt. 167. § (1) bekezdésének h) és i) pontjában foglalt információk nélkül elektronikusan hitelesíti. A befogadóra vonatkozó, hivatkozott információkat a kiállító nem is tudja a bizonylaton feltüntetni, hiszen azok csak a befogadónál állnak rendelkezésre. A befogadónak ezt követően a papíralapú számlákhoz hasonlóan kell biztosítania az Szt. 167. § (1) bekezdés h) és i) pontban foglaltak teljesítését. Természetesen a kiállítónak is szükséges ezeket a hivatkozott információkat rögzítenie a saját nyilvántartási rendszerében.

Az ennek történő megfelelés érdekében a számla kiállítójának és a számla befogadójának is lehetősége van a könyvelésre vonatkozó információkat egy csatolt "mellékleten", azaz az eredeti számlához külön csatolva, elektronikus formában szerepeltetni abban az esetben, ha ez a csatolás egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, az utólagos módosítás lehetőségét kizárva történik. A csatolt "melléklet" csatolásának részletes technikai kérdéseit (azon belül is kiemelten a hitelesség és a felelősség kérdését) a gazdálkodónak kell szabályoznia a belső működési rendjében.

A Szt. 167.§ (7) bekezdésében előírt követelmények teljesíthetők elektronikus könyvelési rendszer alkalmazásával is, amennyiben a bizonylat hozzárendelése a könyveléshez a bizonylat sorszáma (azonosítója) alapján visszakereshető módon, a könyvelésben történt rögzítés időpontját megőrizve és az utólagos módosítás lehetőségét kizárva történik.

Ezen túlmenően megfelelő lehet pl. egy iktatóprogram, mely a számlákhoz iktatószámot rendel, egyúttal ehhez az iktatószámhoz kapcsolódik a könyvelési információ. Az iktatószám alapján tehát mind a számla, mind a könyvelési információ megismerhető, azok egyértelműen egymáshoz rendelhetők, elválaszthatatlanok. Gondoskodni kell ugyanakkor az utólagos módosítás kizárásáról.

A számlabefogadó a leírtakon túlmenően más módszert is alkalmazhat, amennyiben az egyértelmű hozzárendelés, az elválaszthatatlanság biztosítható, valamint az utólagos módosítás lehetősége kizárható ezzel.

2012 évi változások:

A legjelentősebb változás a számlák kontírozásával kapcsolatos, miszerint a jogszabály bevezeti a logikai hozzárendelés fogalmát, mely alapján elektronikus könyvelési rendszer használata esetén a bizonylatra nem szükséges felvezetni a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozást.

2000. évi C. törvény a számvitelről

167. § (7) A gazdálkodó az (1) bekezdés h) és i) pontjában, illetve a 166. § (4) bekezdésében foglalt kötelezettségnek oly módon is eleget tehet, hogy a megjelölt adatokat, információkat és igazolásokat az eredeti (elektronikus vagy papíralapú) bizonylathoz egyértelmű, az utólagos módosítás lehetőségét kizáró módon fizikailag vagy logikailag hozzárendeli. A logikai hozzárendelés elektronikus nyilvántartással is teljesíthető

http://www.nav.gov.hu/nav/ado/afa080101_hatalyos/elektronikus_szamla.html